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Was ist ein Backup? Anleitung zur Datensicherung

Datenverlust durch Datensicherung vermeiden

Ihre jahrelang gesammelten Bilder, wichtigsten Dokumente (z.B. PDFs, Word und Excel), unverzichtbaren E-Mails, große Musiksammlungen (z.B. wie MP3s), Videos,… stellen Sie sich vor, diese persönlichen Daten sind auf einmal weg. Grausame Vorstellung? Dann tun Sie was dagegen! Es ist höchste Zeit zum Backup erstellen! Vermeiden Sie Datenverlust, bevor es zu spät ist.

Aus Erfahrung in meinem Computersektor kann ich sagen, dass nicht jeder auf das Thema sensibilisiert wurde, einfach die kommenden Gefahren nicht voraussieht oder nicht weiß, wie man eine Sicherung der eigenen Daten vornimmt.

In dieser Anleitung zur Datensicherung möchte ich Ihnen erklären:

  1. was ein Backup ist
  2. warum eine Datensicherung notwendig und unverzichtbar ist
  3. welche Datensicherungs-Methoden es gibt
  4. wie Sie Ihre Daten systematisch und manuell sichern können

Oft scheitert es an den einfachsten Begriffen, deswegen fange ich von Grund auf an, Ihnen das Computerwissen zum Thema Daten sichern Schritt für Schritt zu vermitteln. Dieses Tutorial gilt insbesondere für Computeranfänger.


Was ist ein Backup?

Der englische Begriff “Backup” bedeutet so viel wie Sicherungskopie und ist in diesem Fall gleichwertig wie Datensicherung. Bei einem Backup wird eine Kopie der Daten zum durchgeführten Zeitpunkt erstellt, diese man bei Bedarf oder im Notfall wieder herstellen kann.

Die Wiederherstellung der Daten nennt man “Data-Recovery” – sprich Datenwiederherstellung.
Dabei werden die Daten zum Zeitpunkt des erstellten Backups wieder hergestellt. So kann man präventiv dem kompletten Datenverlust vorbeugen.

Warum ist Datensicherung unverzichtbar?

Die Faustregel zum Daten sichern lautet: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser!
Das Maß an Ihren persönlichen Daten nimmt im Laufe der Jahre einen respektablen Bestand an. Wie schon bei der Einleitung beschrieben, handelt es sich dabei um alle Daten, wie zum Beispiel:

Alle Daten werden auf Ihrem Computer gespeichert – genauer, auf Ihrer Festplatte. Dieses Speichermedium hält Ihre Daten fest und auf dieser können Sie weitere Daten ablegen, abrufen und bearbeiten.

Die moderne Technik ist im Gegensatz zu früher sehr fortgeschritten und langlebig, jedoch nicht unsterblich. Die technische Einrichtung, wie hier zum Beispiel die Festplatte, lebt eine gewisse Anzahl an Betriebsstunden. Je nach Nutzung und Beanspruchung kann diese länger oder kürzer sein.

Irgendwann treten jedoch durch Verschleiß folglich Störungen und Defekte auf. In Ausnahmefällen kann auch eine neue Festplatte (im Prinzip gilt das für jede Speichereinrichtung) defekt werden.

Die Folgen sind, dass Ihr Computer nicht gestartet werden kann, Sie keinen Zugriff auf Ihre Daten mehr haben und im schlimmsten Fall die Daten durch einen Defekt verloren gehen.

Es können auch durch Schadsoftware, wie z.B. ein Computervirus oder Ransomware Sie daran hindern, Zugriff auf Ihre Daten zu erhalten oder diese werden vorsätzlich gelöscht. Was ein Computervirus genau ist, lesen Sie bitte in meinem Artikel Was ist ein Computervirus.

Es ist deshalb sehr wichtig, dass Ihre Daten mindestens doppelt und unabhängig auf verschiedene Speichermedien vorhanden sind. Damit ist gemeint, dass Sie keine Datensicherung auf derselben Festplatte ablegen, weil das Daten-Backup selbst aufgrund eines Defekts auch verloren gehen kann. Hierbei ist eine physikalische Trennung sehr wichtig – also ein extra Speichermedium, wie zum Beispiel eine separate Festplatte.

Sie müssen entscheiden, wie oft Sie eine Datensicherung durchführen sollten. Es hängt von der Frequenz ab, wie oft Sie Ihre Daten ändern. Es erfordert bei einer manuellen Datensicherung auch eine gewisse Disziplin, diese regelmäßig selbst durchzuführen oder durch Backup-Programme durchführen zu lassen.

Welche Methode der Datensicherung soll ich wählen?

Bei der Datensicherung gibt es verschiedene Möglichkeiten, die mehr oder weniger Vor- und Nachteile mit sich bringen. Hier möchte ich Ihnen die Unterschiede näher beschreiben:

1. Die manuelle Datensicherung via Handkopie:

Bei manuellen Backups ist der Vorteil, dass Sie sich die Kosten und Einrichtung für eine professionelle Backup-Software sparen können. Es gibt auch kostenlose Programme, jedoch ist es bestritten, ob das ein oder andere mit Funktionsstörungen behaftet oder systeminstabil wird, was wiederum die Datensicherung unbrauchbar machen kann.

Wenn es um die eigenen Daten geht, sollte man diesbezüglich sehr sensibel sein und wenn, dann zu bewährten Programmen tendieren – auch wenn diese etwas Geld kosten.

Alternativ ist es besser, manuell von Hand zu sichern, wenn man nicht in eine professionelle Lösung investieren möchte. Es erfordert aber eine gewisse Disziplin und Aufwand, selbst ein Backup regelmäßig nach eigenem Ermessen durchzuführen.

Die Frequenz der Durchführung einer Datensicherung hängt ganz davon ab, wie oft sich Ihre Daten ändern, bzw. Sie neue Daten generieren. Sie müssen sich fragen: “Wie verkrafte ich einen Datenverlust nach einem Tag, einer Woche oder einem Monat?” Spielen Sie sich ein gedankliches Notfall-Szenario ab und erstellen Sie einen Plan mit regelmäßigen Terminen für ein Daten-Backup.

Das manuelle Backup erfordert einen Datenträger mit ausreichend Speichervolumen und Ihre Zeit. Sie haben jedoch die volle Kontrolle darüber, was Sie genau kopieren. Diese Methode erfordert wenig Computerwissen, da Sie kein Backup-Programm passend einrichten müssen. Sie kopieren einfach Ihre Daten vom Quelldatenträger zum Zieldatenträger.

Der Nachteil ist jedoch wiederum, dass Sie Ihr System nicht so sichern können, wenn Sie einen Systemcrash erleiden. Das spricht wiederum für voll- oder halbautomatische Datensicherungen.

2. Halb-automatische Datensicherung via Software

Bei der halb-automatischen Datensicherung wird eine Software verwendet, die im besten Fall Ihr komplettes System sichert, dass Sie vor einem kompletten Systemcrash (wie irreparablen Schadsoftwarebefall) schützt. Ebenfalls kann man natürlich auch nur bestimmte Dateien und Ordner-Strukturen sichern lassen, jedoch funktioniert diese Methode nach einmaliger Einstellung via Knopfdruck. Empfehlenswert ist deshalb, gleich das komplette System sichern zu lassen.

Sie sollten jedoch nur professionellen Programmen dieses Vertrauen schenken, die aktuell gehalten werden und sich in der Praxis unzählige Male bewiesen haben. Wenn Sie hierbei Infos benötigen, berate ich Sie gern. Zweiter Vorteil ist, dass Sie wenig Zeitaufwand haben und das Backup-Programm variabel zur gewünschten Zeit für Sie arbeitet, wann Sie es befehlen.

Im Gegensatz zu vollautomatischen Backups fängt das System nicht nach festem Zeitplan an, das System zu sichern, weil dies könnte je nach Einstellung zum gewählten Zeitpunkt der Datensicherung mehr Leistung Ihres Computers in Anspruch nehmen. Dadurch wären Sie davon etwas abhängig.

Weiterer Vorteil ist, dass die halb- und vollautomatischen Backups die Speichergröße selbstständig berechnen. Je nach Art der Sicherung können auch die Daten in einem sogenannten Image (also Datenpaket) gepackt und komprimiert (also zusammengepresst) werden, um Speicherplatz zu sparen und kann auch gegen unbefugten Zugriff via Passwortschutz verschlüsselt werden.

Der Nachteil ist wiederum Ihre Disziplin, die Backups selbst nach Zeitplan durchzuführen – auch wenn es nur ein Knopfdruck ist. Ein professionelles Backup-Programm kostet etwas Geld. Jedoch im Verhältnis zur Daten-Rekonstruktion, aufgrund z.B. eines Defekts, trotzdem nur ein kleiner Bruchteil. Sie ersparen sich ebenfalls viel Ärger und Nerven, wenn ein solcher Schicksalsschlag eintreffen würde. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie mich einfach. Ich helfe Ihnen sehr gern weiter.

3. Vollautomatische Datensicherung via Software

Die vollautomatische Sicherung beansprucht am wenigsten Zeit und Aufwand. Nach einmaliger Einrichtung einer professionellen Backup-Software erledigt das Programm die Datensicherung im gewünschten Zeitraum, in der entsprechenden Frequenz und nach dem gewählten Backup-Typ.

Ebenfalls wie bei der halb-automatischen Datensicherung, besteht die Möglichkeit, nicht nur Ihre persönlichen Daten zu sichern, sondern gleich das ganze System, welches Sie vor einem kompletten Systemversagen (wie irreparablen Virusbefall) schützt.

Vorteil ist hierbei, dass Sie nicht darauf angewiesen sind, selbst daran zu denken, die Backups durchzuführen. Die Software übernimmt alles komplett für Sie.

Es gibt hierbei auch wiederum verschiedene Backup-Einstellungen die man wählen kann, wie vollständige, differentielle oder inkrementelle Backups. Ich möchte jedoch absichtlich jetzt nicht näher drauf eingehen, da es so ziemlich ein eigenes Thema wäre, was den Rahmen sprengen würde.

Als autorisierter Fachhandelspartner von Acronis und WesternDigital berate ich Sie hierbei sehr gern und richte ein passendes Backup-Management für Sie ein, was Ihren Bedürfnissen entspricht. Ebenfalls liefere ich Ihnen die Hardware und Software zur Datensicherung. Kontaktieren Sie mich einfach! Ich helfe Ihnen sehr gern weiter.

Wie erstelle ich ein manuelles Backup?

In dieser Anleitung für Datensicherung erkläre ich Ihnen die Grundlagen, wie Sie ein manuelles Backup erstellen können. Diese Schritte sind für Computereinsteiger erklärt. Zuerst müssen Sie wissen, was Sie sichern wollen und was Sie für ein Backup benötigen. Jetzt geht’s los! :-) Und keine Angst bei Neulingen. Ich werde Ihnen systematisch das Computerwissen vermitteln.

Damit bei der Datensicherung nichts vergessen wird, müssen Sie zuerst wissen, was für Daten zur Sicherung ausgewählt werden sollen.

Schritt 1: Welche Daten möchte ich sichern?

  1. Erstellen Sie eine Liste mit folgenden Fragen:
    1. Was mache ich täglich am Computer?
    2. Was erledige ich privat oder beruflich am Computer?
    3. Habe ich Bilder, Videos oder/und Musik auf meinem Computer?
    4. Habe ich wichtige Dokumente auf meinem Computer?
    5. Habe ich unverzichtbare E-Mails auf meinem Computer?
    6. Habe ich gespeicherte Zugangsdaten auf meinem Computer?
    7. Welche Daten speichere ich noch auf meinem Computer?
  2. Erstellen Sie eine Liste, wo diese Daten auf Ihrem Computer zu finden sind.
  3. Kontrollieren Sie Ihre Liste nochmal, damit Sie auch nichts vergessen haben.
  4. Erstellen Sie nun eine Checkliste (zum Beispiel in Excel), die Sie immer verwenden und bei Bedarf auch erweitern können.

Schritt 2: Wieviel Speicherplatz benötige ich für ein Backup?

Bei einer manuellen Datensicherung ist es notwendig, den erforderlichen Speicherplatz zu ermitteln, um den passenden Datenträger zum Daten sichern auszuwählen. Wenn Sie sich ein neues Speichermedium besorgen wollen (z.B. eine externe Festplatte), das zu viel Speichervolumen hat, kann das ordentlich ins Geld gehen. Natürlich sind Sie für die Zukunft sicherer, weil die Datenmenge im Normalfall auch stetig steigen wird.

Wenn Sie ein Speichermedium wählen, welches zu wenig Volumen liefert, dann sind die Möglichkeiten begrenzt und im schlimmsten Fall müssen Sie in naher Zukunft wieder in einen neuen Datenträger mit höherem Volumen investieren. Es ist deshalb erst zu ermitteln, wie groß der aktuelle Datenbestand ist, welchen Sie sichern wollen.

Sie haben bereits eine Checkliste geschrieben, wo Ihre Daten zu finden sind.

1. Egal ob es Bilder, Dokumente oder andere Dateien sind. Diese sind gewöhnlich in einem Sammelordner zu finden. In unserem Beispiel wäre das hier der Hauptordner, der natürlich bei Ihnen sich von der Bezeichnung höchstwahrscheinlich unterscheidet.

Ordnerstruktur zum Daten sichern

2. Klicken Sie nun mit der “rechten Maustaste” auf den Hauptordner und folglich auf den Kontext-Menüpunkt Eigenschaften.

manuelles Backup Eigenschaften

3. Im nachfolgenden Fenster sehen Sie nun im rot-umrahmten Bereich die Speichergröße. In diesem Fall hat der Dateiordner mit seinem gesamten Inhalt 6,54 GB (Gigabyte).

Dateigröße für manuelles Backup feststellen

Erklärung zu den Speichergrößen und Einheiten:

Für Sie als Anfänger sind die Angaben ab “Bytes” relevant. Die Einheitsgrößen sind immer in tausendfacher Ausführung. Ich werde in diesem Fall das Thema nur so vertiefen, wie es für Sie nötig ist.

  1. 1 kB (Kilobyte) besteht aus 1.000 Byte
  2. 1 MB (Megabyte) besteht aus 1.000 kB
  3. 1 GB (Gigabyte) besteht aus 1.000 MB
  4. 1 TB (Terabyte) besteht aus 1.000 GB

In unserem Beispiel ist die Angabe “6,54 GB” relevant.

Gehen Sie nun so mit Ihren gesamten Dateiordnern und einzelnen Dateien vor und notieren Sie immer die Speichergrößen. Wenn Sie fertig sind, dann ist es wichtig, dass die Einheiten gleichnamig gemacht werden. Anschließend notieren Sie die Speichergrößen in Ihrer Checkliste für die Datensicherung. Sie sollten von Zeit zu Zeit Ihre Checkliste mit den Werten aktualisieren, weil diese sich voraussichtlich verändern werden.

Wenn ein anderer Dateiordner beispielsweise 453 MB hat und wie in unserem Beispiel der Hauptordner 6,54 GB, müssen Sie in diesem Fall die 453 MB durch 1000 teilen, damit Sie die Einheit Gigabyte (GB) erhalten. Umgerechnet sind das folglich 0,453 GB.

Wenn Sie alle Werte umgerechnet haben, bilden Sie eine Summe aller Speicherwerte.
Als Folgebeispiel erhalten wir eine Summe von 752 GB (Angabe jetzt aus der Luft gegriffen).

Wenn Sie nun eine Datensicherung durchführen wollen, benötigen Sie hierfür im minimalsten Fall einen Datenträger mit 1 TB. Wenn Sie zwei manuelle Datensicherungskopien erstellen wollen benötigen Sie schon 2 TB. Sie merken vielleicht schon, dass ich immer absichtlich aufrunde.

Wenn Ihre Datenmenge nicht abrupt ansteigt, würde in diesem Fall eine 2-Terabyte-Festplatte eine Zeit lang ausreichen. Sie können die bestehende Datensicherung natürlich vorher löschen, bevor Sie ein komplett neues Backup erstellen, um Speicherplatz zu sparen. Auf diese Weise bleibt Ihre Datensicherung immer auf aktuellem Stand.

Als Faustregel für die Wahl des Speichermediums gilt zum manuellen Daten sichern:
“Nehme mindestens die 2,5-fache Größe der Datenmenge, die gesichert werden soll.”

Bei 752 GB wären das folglich 1.880 GB, was aufgerundet eine 2 TB-Festplatte entspricht.
Natürlich gilt die Faustregel nur, wenn sich Ihr bisheriges Speicherverhalten und die gewohnte Arbeitsweise am Computer nicht grundlegend verändert und sollten ebenfalls beachten, wie lange Sie ca. gebraucht haben, um die Datenmenge zu generieren.

Heutzutage gibt es Festplatten mit den gängigsten Größen wie 1 TB, 2 TB, 3 TB, 4 TB, 6TB, und mehr.
Umso größer das Datenträgervolumen ist, desto mehr steigt der Preis. Vergleichen Sie jedoch trotzdem und wenn Sie eine 2 TB-Festplatte für 10 bis 20€ mehr erhalten, würde ich zur größeren tendieren. Achten Sie auch auf die Kundenbewertungen, Markenwaren und Testberichte.

Schritt 3: E-Mail-Daten sichern

Wenn Sie ein E-Mailprogramm wie MS Outlook oder Mozilla Thunderbird verwenden, werden standardmäßig die E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Notizen in mindestens einer Datei auf das System abgelegt.

Der Standard-Speicherort hängt ganz vom verwendeten E-Mail-Programm und dem Betriebssystem ab. Bitte haben Sie Verständnis, dass ich dies nicht für alle E-Mail-Programme erklären kann. Das wäre wieder ein eigenes Thema.

Ich möchte dies jedoch für MS Outlook 2010 und MS Outlook 2016 erklären.

E-Mail-Speicherort in MS Outlook 2010 und MS Outlook 2016 finden:

1. Öffnen Sie MS Outlook 2010 bzw. MS Outlook 2016.
2. Klicken Sie nun mit “rechter Maustaste” in der Ordnerhierarchie auf Outlook-Datendatei in MS Outlook 2010, bzw. auf Ihre E-Mailadresse in MS Outlook 2016 und nachfolgend im Kontext-Menü auf den Punkt Dateispeicherort öffnen.

E-Mail Speicherort Outlook 2016 und Outlook 2010

3. Es erscheint nun ein neues Fenster. Dies ist der Dateiordner, in dem Ihre E-Mails, bzw. Einstellungen aktuell gespeichert werden. Die Datei nennt sich vom Typ her Outlook-Datendatei und ist je nach Einstellung mit der Dateiendung “.pst”, bzw. “.ost” versehen.

Gehen Sie wie bekannt vor und klicken Sie mit “rechter Maustaste” auf diese Datei und folglich im Kontextmenüpunkt auf Eigenschaften. Es erscheint nun wieder das Fenster, in diesem Sie die Dateigröße ermitteln können.

Datensicherung Speichergröße MS Outlook Datei

4. Vergewissern Sie sich anhand des Zeitraums bei Geändert, ob es der aktuellen Zeit entspricht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, dann fragen Sie vorher Ihre E-Mails nochmal ab. Dadurch wird der Änderungszeitpunkt aktualisiert.

5. Aktualisieren Sie wieder Ihre gemachte Checkliste zum Daten sichern und updaten Sie diese regelmäßig.

Schritt 4: Erstellen einer Datensicherung

Sie haben für das manuelle Backup nun eine Checkliste erstellt, die Speichergröße ermittelt und einen passenden Datenträger, wie zum Beispiel eine externe Festplatte gewählt.

Nun kann es mit der Datensicherung losgehen! :-)

  1. Schließen Sie Ihren Datenträger (in diesem Fall die externe Festplatte) an dem Computer an.
  2. Klicken Sie nun im Quelldatenträger auf das entsprechende Sammelverzeichnis mit “rechter Maustaste” und folglich auf den Kontext-Menüpunkt Kopieren oder wählen Sie den Ordner aus und drücken Sie die Tastenkombination “Strg + C” (oder “Ctrl + C” bei Tastaturen im US-Layout).
  3. Wechseln Sie nun zum Zieldatenträger und klicken dort in diesem Verzeichnis auf eine freie Fläche mit “rechter Maustaste” und folglich auf den Kontext-Menüpunkt Einfügen oder klicken Sie einfach in eine freie Fläche rein und drücken Sie die Tastenkombination “Strg + V” (oder “Ctrl + V” bei Tastaturen im US-Layout).
  4. Der Kopiervorgang startet. Warten Sie, bis dieser beendet wurde. Bei großen Dateimengen kann das durchaus etwas dauern.
  5. Nachfolgend machen Sie dies mit den übrigen Dateien und Ordnern laut Ihrer Checkliste.

Herzlichen Glückwunsch! :-) Wenn Sie das alles geschafft haben, wissen Sie nun, wie man eine manuelle Datensicherung erstellen kann.

Ich würde mich über Ihr Feedback zu diesem Tutorial für Backups sehr freuen und wenn Sie meine CSC-Facebook-Seite mit “Gefällt mir” markieren. So erhalten Sie zukünftig weitere interessante Infos und Anleitungen zu Computerwissen.